ゴルフコンペの幹事 職場編 その2 日程調整

いつも開催コースが決まっているようなコンペだと楽なのですが、毎回、コースを幹事が探さなければならない場合は、これもなかなか大変な仕事です。そして並行しての日程調整も重要ですね。

開催コースが決まっている場合は、そのコースで予約が取れるという前提条件があるので、日程はある程度限定されてくる分、楽なのですが、コースが未定の場合は先に日程ですよね。基本はシンプルで、そのコンペで一番偉い人の都合を優先して、出来れば特定の日を指定してもらうのが楽です。幹事の責任ではなくなりますので。とは言え、絶対コンペに出たいゴルフ好きの上司や先輩、盛り上げてくれそうな仲間など、重要？主要？メンバーにも参加出来るような日程にしたいものです。でも、そんな思いで、アレンジしようとして失敗したこともあります。

いくら先の日程とは言え、うまく全員が都合いいということもない訳です。 でも、なるべく多くの参加と思って、部長に日程相談する前に、皆さんの都合を聞き回ったんですが、打診し過ぎて、どの日を選んでも、どなたかが出れないという当たり前の事実に突き当たりました。なまじ、聞いてしまった訳ですから、聞かれた方にしてみれば、何で俺の出れない日を選ぶんだ、ってなりますよね。最後は多くの人が出れる日、ということで決めましたが恨まれただろうななんて、今でも思います。

ま、どうやっても全員都合のいい日はないのですから、結局一番偉い人とその次の人の都合が合う日を選び、さらに三番目くらいに偉い人まで押さえることが出来ればば完璧じゃないでしょうかね。事前の打診し過ぎはやめて、まずは一番偉い人に複数候補日を内々にもらい、二番目に偉い人に重なるところを聞き、もし複数の日が重なれば、三番目の人にも「実は、◯◯さんと△△さんのご都合が合う日が、こことここだけなんですが、大丈夫ですか？」なんて感じで聞いておくくらいですね。多分三番目の人には聞かなくてもいいようにも思います。でも三番目の人にゴマをすっておきたいなら、聞いた方がいいかも。

私はいろいろ考えすぎて失敗を何度かしました。日程あたりは気の遣い過ぎはダメってこと、職場ですから、上を押さえて割り切るのが大切です。他にもやること沢山あるのですから。